Werknemers en bezoekers identificeren

Binnen bepaalde omgevingen zullen werknemers en bezoekers geregistreerd moeten worden en zich moeten kunnen identificeren. Denk onder andere aan banken, ziekenhuizen en bedrijven waar gewerkt wordt met een balie of detectiepoortjes. Om verdere toegang te krijgen moeten de gegevens van de bezoeker in het systeem staan. Kan deze persoon zich identificeren en voor wie komt hij? Voor welke periode blijft deze werknemer, consultant of bezoeker?

In dit artikel beschrijven we de verschillende producten voor het uitgeven van werknemers- of bezoekerspassen:

• Kaartprinters
• Voorbedrukte- of blanco pasjes
• RFID
• Software om gegevens toe te voegen aan de pasjes

Voor werknemers

Voor elke nieuwe werknemer wordt er een werknemerspas aangemaakt met daarop alle gegevens van de werknemer. Het in- en uitchecken bij de detectiepoortjes kan dan ook gelijk gebruikt worden als een meetinstrument voor het aantal gewerkte uren. In verband met externe medewerkers of consultants is dit ook belangrijker. U kunt in een eenvoudige rapportage zien wat de werkuren van deze medewerkers zijn.

Voor bezoekers

Bezoekers moeten ook geïdentificeerd worden. De logische identificatie voor bezoekers is het aanmaken van een bezoekerspas. Voor bezoekers die in korte tijd meerdere bezoeken afleggen kan een bezoekerspas gepersonaliseerd worden, inclusief gedrukte foto voor visuele herkenning. Bij het uitchecken kan een bezoekerspas weer terug gegeven worden aan de balie (of een drop-off punt).

Detectiepoortjes

Deze registratie gaat vaak gepaard met detectiepoortjes waar een barcode scanner of RFID lezer is ingebouwd. Bij het inchecken leest het systeem de gegevens op de bezoekerspas uit en registreert het systeem de aanwezigheid. Op deze wijze weet men altijd wie er op welk moment in het pand aanwezig is.

Wat heb je nodig voor het uitgeven van  werknemers- of bezoekerspassen?

Hieronder een kort overzicht van de benodigdheden voor het uitgeven van werknemers- of bezoekerspassen.

• Een plastic kaartprinter
• RFID lezer.
• Voorbedrukte- of blanco pasjes / kaarten in combinatie met een kaartlezer. Als er gebruik gemaakt gaat worden van RFID kunnen er ook “tags” worden ingezet. Deze tags bevatten een RFID chip en zijn hierdoor uit te lezen.
• Software

Kaartprinters

Een kaartprinter wordt gebruikt voor het bedrukken van plastic pasjes. Bij de check in van de werknemer kan het immers van belang zijn om persoonlijke gegevens, een scanbare barcode of zelfs een foto op het plastic pasje af te drukken.

Er zijn twee verschillende soorten kaartprinters, beide grotendeels geschikt voor andere oplossingen. Er zijn direct-to-card kaartprinters en re-transfer kaartsprinters.

Direct-to-card kaartprinters

Direct-to-card kaartprinters worden voornamelijk gebruikt in combinatie met voorgedrukte pasjes. Dit heeft te maken met de manier hoe direct-to-card pasjesprinters werken. Een direct-to-card kaartprinter maakt een afdruk op het plastic pasje zelf.

Bezoekerspassen kunnen bijvoorbeeld gedrukt worden met een direct-to-card printer. De afdruk op het pasje kan vervagen naar langere tijd of na intensief gebruik. Daarom is dit type kaartprinter uitermate geschikt voor bezoekerspassen die over het algemeen geen lange levensduur hebben. Bijkomend voordeel is dat direct-to-card kaartprinters goedkoper zijn dan de re-transfer kaartprinters. Beide types kaartprinters zijn hier te vinden.

 Re-transfer kaartprinters

Een re-transfer kaartprinter maakt een afdruk op een transferfilm, die vervolgens wordt aangebracht op het pasje zelf. Een re-transfer kaartprinter maakt een afdruk op een transferfilm die aangebracht wordt (lees versmolten) op het pasje. Door deze manier van printen krijgt het geheel een glossy uitstraling en behouden de pasjes ook op lange termijn de kleuren. Voor het printen van werknemerspassen wilt u natuurlijk niet dat de passen elk half jaar aan vervanging toe zijn, dit is voor de werknemers niet prettig, maar ook niet goed voor de uitstraling van het bedrijf.

Het prijsniveau van re-transfer pasjesprinters ligt hoger dan van de direct-to-card pasjesprinters.

Als de keuze voor de pasjesprinter gemaakt is, is de volgende vraag;

 

Voorbedrukte- of blanco pasjes

Het is een keuze voor de klant om te gaan voor voorbedrukte pasjes, of te kiezen voor blanco passen. Over het algemeen zien we dat voorbedrukte pasjes gebruikt worden bij de direct-to-card kaartprinters.

Voorbedrukte pasjes

Als er gebruik gemaakt gaat worden van voorbedrukte pasjes zien we voornamelijk dat er gegevens in zwarte inkt aangebracht worden op het pasje. Dit zorgt mede voor een snelle afdruk. Dit is uiteraard een herkenbare situatie voor een bezoekerspas. Even snel de gegevens drukken (met eventueel een zwart/wit foto) en barcode. De kwaliteit van de voorbedrukte pasjes zijn in combinatie met de zwarte print meer dan voldoende voor een tijdelijke toepassing, of tijdelijk gebruik.

 

Blanco pasjes

Blanco pasjes kunnen gebruikt worden in combinatie met zowel direct-to-card als re-transfer kaartprinters. 

• Blanco pasjes met direct-to-card kaartprinters: Het nadeel van de direct-to-card cardprinters in combinatie met blanco pasjes is dat er altijd nog een klein wit randje blijft aan de zijkanten en dat de kleuren op de kaart fletser zijn dan de afdruk met een re-transfer kaartprinter.
• Blanco pasjes met re-transfer kaartprinters: Een perfecte combinatie. Zoals hierboven genoemd maakt een re-transfer kaartprinter een afdruk op een transferfilm, die aangebracht wordt op het pasje zelf. Dit zorgt voor een glanzend uiterlijk en uiteindelijk voor een ledenpas of giftcard die er representatief uit ziet. Een re-transfer kaartprinter heeft een wat duurdere prijs, maar dit wordt ruimschoots gecompenseerd door de kwaliteit van de kaartjes.

Identificatie van pasjes

Nu we de kaartprinter en de pasjes hebben, moeten we natuurlijk ook denken aan de identificatie van de pasjes.

• De minst geautomatiseerde methode: de gegevens van het pasje handmatig ingeven in het systeem. Dit kost veel tijd en is erg arbeidsintensief voor een receptionist.
• Identificatie via barcodescanner: Identificatiemethode voor bedrijven met een barcodescanner ingebouwd in of bij detectiepoortjes.
• Identificatie via RFID: Met de identificatie via RFID kan er een RFID reader bij een detectiepoort geïnstalleerd worden. Dit zorgt voor een betere beveiliging dan een barcode lezer. Een RFID pas of tag bevat een RFID chip die uniek is.

 

RFID

Om pasjes of tags ook te kunnen gebruiken voor de toegang tot een pand, afdeling of voorraadmagazijn, zijn RFID tags ideaal. Een pasje met ingebouwde RFID chip is niet zo eenvoudig te kopiëren als een barcode en kan contactloos gebruikt worden aan toegangspoortjes of om deuren te openen. De RFID chip beschikt over een antenne, die informatie kan uitwisselen met de RFID-lezers die continu in verbinding staan met de database.

RFID als toegangspoort gebruiken?

Door gebruik te maken van RFID kunnen ook verschillende rechten aan verschillende gebruikers gekoppeld worden. Zo kan een bezoeker lagere toegangsrechten ontvangen dan een werknemer of manager.

• RFID lezers: RFID-lezers worden gebruikt om de gegevens van kaarten uit te lezen. Door RFID technologie kunnen deze lezers contactloos gebruikt worden. Samen met programmeerbare RFID pasjes die voorzien zijn van een tag en de kaartprinter kunt u zelf uw ledenpassen of giftcards gaan uitgeven, mits u gebruikt maakt van de juiste software.
• Software: U heeft niets aan een kaartprinter zonder het gebruik van de juiste softwarepakketten. De software voor kaartprinters is onder te verdelen in software om het uiterlijk van de kaarten te creëren en de achterliggende software voor het toevoegen van de technologie aan de kaarten.

 

Het uiterlijk van de kaarten aanpassen

Voor de creatie van de layout van de kaarten, zijn er meerdere programma’s beschikbaar. Met deze softwarepakketten zijn pasjes snel te ontwerpen en te printen. De twee bekendste softwarepakketten zijn:

• Zebra CardStudio (geschikt voor de Zebra kaartprinters)
• Evolis Cardpresso (geschikt voor de Evolis kaartprinters)

Software om gegevens toe te voegen aan de pasjes

Zonder aanvullende gegevens is een plastic card slechts een plastic card. Er zijn meerdere mogelijkheden om kaarten te gebruiken;

 Er kan in het systeem gezocht worden op het klantnummer, de naam, of andere gegevens die op de ledenpas vermeld staan.

• Door een klant specifieke barcode op de kaart te scannen en gegevens te achterhalen.
• Via RFID, contactloos de kaart uitlezen door het gebruik van een RFID lezer.

De software die deze gegevens bevat, bundelt, maar ook toekent en verwerkt per pas is vaak een maatwerkoplossing. Deze softwarebedrijven hebben vaak een grotendeels -kant en klare- oplossing die aangepast moet worden voor uw bedrijfsdoeleinden.

 

Meer informatie

Voor het uitgeven van bezoekers- en werknemerspassen  heeft u een kaartprinter nodig, blanco of beschrijfbare kaarten en een softwarepakket zoals Zebra Cardstudio of Evolis Cardpresso.

Om kaarten te identificeren kan men gebruik maken van barcodes of een ingebouwde RFID chip. Voor beide oplossingen is een database met gegevens noodzakelijk. Het is belangrijk om te weten welke rechten toegekend moeten worden aan welke medewerker of bezoeker. Dit wordt door middel van specifieke software ingeregeld.

Heeft u nog meer vragen over het uitgeven van bezoekers- of werknemerspassen? Of heeft u vragen over kaartprinters, kaartjes/passen of software voor kaartprinter of RFID? Neem contact op en stel uw specifieke vragen aan ons via de telefoon 088 011 011 0 , start een chat via de website of stuur een e-mail naar [email protected].