Uw dierbare kassagegevens in de cloud. Ergens ver weg, op een afgesloten plaats in een datacenter. Is het een donkere wolk, of schijnt er toch een zonnetje door die donkere wolk? In dit artikel zetten we de 3 meest gestelde vragen over een kassasysteem in de cloud eens op een rij.

1. Is het veilig om kassagegevens in de cloud te plaatsen?

De meest gestelde vraag aan onze specialisten is met stip; Hoe veilig is cloudopslag eigenlijk?

Kassagegevens en financiële informatie van een onderneming moeten maximaal beschermt zijn. Als u gebruikt maakt van de cloud, gebruik je een service van derden. Hoewel het overdragen van uw gegevens aan derden wel een gevoel van onveiligheid oproept, zijn cloud diensten stukken veiliger dan je vermoedelijk denkt.

Versleutelde gegevens

Cloud diensten zorgen ervoor dat uw gegevens maximaal versleuteld zijn. En met versleuteling bedoelen we meer dan een eenvoudige inlognaam en wachtwoord. Nee, met versleuteling zijn uw gegevens onbegrijpelijk voor kwaadwillenden zonder de juiste sleutel.

Na de versleuteling worden uw gegevens verstuurd via een beveiligde verbinding en daarna opgeslagen in een maximaal beveiligd datacenter. Dit datacenter is fysiek beveiligd met camera’s, inbraakbeveiliging en bewakers.

De servers zelf hebben de beste antivirusscanners en nemen verregaande maatregelen om data te beschermen. Waaronder meerdere kopieën van uw gegevens plaatsen op verschillende servers. De grotere aanbieders zullen zelfs uw gegevens onderbrengen in verschillende datacenters, zodat het kwijtraken van je data definitief tot het verleden behoord.

Terugkomend op de vraag, is het veilig om kassagegevens in de cloud te plaatsen, kunnen we deze vraag volmondig met “ja” beantwoorden. Sterker nog, de kans dat er iets gebeurd met je data is absoluut te verwaarlozen. De grootste zwakke schakel blijft uw thuiscomputer, en uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord om bij de data te kunnen. Het is van groter belang om hier tijd en aandacht aan te spenderen, dan aan de veiligheid van de cloud.

2. Ligt het kassasysteem stil als het draadloos signaal wegvalt?

Dit is een zeer terechte vraag. We horen maar al te vaak over PIN-storingen, banken die kampen met bereikbaarheidsproblemen en zelfs grote supermarktketens waar halve dagen het systeem niet bereikbaar is. Dit kan het beeld geven dat cloudopslag ook kwetsbaar is.

Een kassa is continu verbonden met de cloud. Alle acties- en transacties worden daar direct ondergebracht. Maar uiteraard kan een internetsignaal ook wegvallen (draadloos of bedraad). Er kan dan echter gekozen worden om lokaal de data op te slaan (of over te gaan op een 4G signaal – bij bepaalde handheldterminals). Als de verbinding weer tot stand gebracht is, dan wordt deze data alsnog naar de cloud toegebracht.

3. Wat zijn de voordelen van een kassasysteem in de cloud?

We zouden niet zo veel praten over cloud kassasystemen als er geen voordelen aan zouden kleven ten opzichte van de traditionele kassa’s. Bij deze een aantal voordelen van een dergelijk systeem op een rij:

• Altijd bij je gegevens: Dus niet alleen de verkooptransacties of dagomzet inzien als je fysiek aanwezig bent op de werkvloer. Ook gegevens inzien vanuit andere vestigingen, vanuit thuis, of voor de fanatiekelingen, vanuit het vakantieadres. Overal en altijd dus bij je gegevens.
• Nooit meer gegevensverlies: Een server die vastloopt, een harde schijf die het begeeft of gegevensoverdracht die niet volledig is? Situaties die tot het verleden behoren. De cloud is altijd toegankelijk en transacties en worden automatisch gelogd in de cloud. Als de internetverbinding mocht wegvallen, wordt er meestal lokaal opgeslagen, waarna de synchronisatie later plaats vindt als internet is gestabiliseerd.
• Integratie software: Koppel uw kassasoftware aan andere boekhoud- en rapportagetools en bekijk live de resultaten van uw winkel(s). Geen logge boekhoudkundige rompslomp meer, draai je boekhouding binnen een app.
• Financieel gezond: Geen zware POS servers om bij te houden of harde schijven te vervangen. Prijzig onderhoud aan deze servers is niet meer nodig.
• Minder ruimte op toonbank: Werken in de cloud, betekent ook afscheid nemen van de traditionele kassa. Een IPad of Elo touchscreen of All-in-one oplossing is vaak een goed startpunt en een kassa die gezien mag worden – en vaak ook stukken sneller is.
• Verkoop- en voorraaddata gekoppeld en toegankelijk: Een van de voordelen van een nieuw kassasysteem (en software) is dat verkoopdata en voorraaddata overal toegankelijk is. Trouwe klanten een nieuwsmailing sturen? Het kan! Minimaal voorraadniveau instellen met meldingen? Fluitje van een cent met de juiste software!

Conclusie

Het kassasysteem in de cloud zorgt voor een gezonde bedrijfsvoering en een hoop extra gemak. Ook is de veiligheid goed gewaarborgd. Er is geen enkele reden om aan te nemen dat uw gegevens in de cloud onveiliger zijn dan uw eigen server of thuiscomputer.

Adivo is de specialist in POS systemen en Auto-ID oplossingen. Wij bieden complete kassasystemen aan en diverse randapparatuur. Wij hebben diverse samenwerkingen met software partners en kunnen aan de hand van uw wensen de beste match voor u selecteren. Let altijd op voor softwareoplossingen die je met lange termijnen willen vastleggen en oplopende maandelijkse bedragen. Het is beter u te laten informeren of goed onderzoek te doen naar de software die het beste bij u past.