Elke startende ondernemer zal wel eens nadenken over het investeren in een point of sale (POS) systeem. Omdat een POS systeem een behoorlijke investering is en dit vaak gepaard gaat met een aantal vragen, zetten we in dit artikel de meest gestelde vragen op een rij en proberen we u te helpen bij uw keuze voor een geschikt POS systeem.
Wat valt er onder een POS systeem?
Onder 'Point Of Sale' bedoelen we de locatie in een winkel waar de kooptransactie plaatsvindt. Deze kooptransactie wordt vaak verricht aan een (electronische) kassa. Aan deze kassa hangt over het algemeen een betaalterminal, een kassabon printer en een barcode scanner. In combinatie met software wordt deze hardware ook wel een POS systeem genoemd. De software en hardware samen zorgen ervoor dat verkoop, voorraadbeheer en boekhouding probleemloos verlopen.
Een eenvoudig POS proces beschreven
In supermarkten of bij detaillisten start een kooptransactie vaak bij het scannen van het artikel met een barcodescanner. Na het scannen ziet het systeem direct om welk product het gaat, waarna de prijs wordt getoond op het display (inclusief BTW). Daarna is het daadwerkelijke betaalmoment aan de beurt. Dit wordt opgevolgd door het uitprinten van de kassabon.
Hoe werkt een POS systeem exact?
Om te begrijpen hoe een POS systeem werkt is het beter om een vergelijking te maken met een computer dan met een kassaterminal. Net zoals een computer werkt een POS systeem met software, geïnstalleerd op hardware.
Een POS systeem is dus altijd hardware + software. De data die gegenereerd wordt door het gebruik van het systeem wordt door de software lokaal of in de cloud verwerkt.
Buiten de product- en prijsinformatie bevat de data klant- of verkoopgegevens. Voordeel van een POS systeem is dat deze stroom aan data door softwarepakketten eenvoudig geautomatiseerd kan worden. Denk aan het berekenen van actuele voorraden, rapportages genereren en het ontlasten van boekhoudkundige taken.
Welke types POS systemen zijn er?
POS systemen zijn er in diverse soorten en maten. Ook per branche zijn er verschillende POS systemen op de markt die allemaal weer een andere oplossing aanbieden, qua hardware, maar zeker ook qua software.
Herkenbaar voor de consument
Een POS systeem in de detailhandel of retail branche is herkenbaar voor de consument en bestaat grofweg uit de volgende stappen;
- De klant brengt artikelen naar een kassa
- De kassamedewerker scant de producten, het systeem telt de producten op, voegt BTW toe en rekent het totaal uit.
- De klant betaalt met contant geld of met een betaalpas.
- Het systeem draait een bonnetje uit en de transactie is voltooid.
Dit lijkt relatief eenvoudig toch? Eenvoudig is goed. Juist om het zo eenvoudig te houden voor de consument, is het herkenbaar en kan het proces snel afgerond worden.
Functionaliteiten van een systeem
De achterliggende data van deze transactie, die is interessant voor de winkelier. Zorg dan ook bij de aanschaf van een POS systeem dat het systeem minimaal de volgende functionaliteiten heeft:
- Een geavanceerde voorraadbeheermodule.
- Een gekoppeld CRM systeem voor uw klanten. Koppelingen met klantenkaarten, maar ook mogelijkheden tot e-mailcampagnes.
- Mogelijkheid tot contactloos betalen en betalen met mobiele telefoon.
Software
Als Adivo bieden wij een uitgebreid hardware assortiment aan, van bonprinter tot barcodescanner en van kassasysteem tot RFID oplossing met pasjesprinter. Wij hebben een samenwerking met diverse partijen op het gebied van software, voor de detailhandel en horeca. Bekijk hier de software leveranciers waar wij de samenwerking mee aan gegaan zijn. Ook staat op deze pagina’s de hardware vermeld die functioneert met de software van de leverancier.
