Geneesmiddelen scannen

In de farmaceutische industrie is efficiency en nauwkeurigheid van het grootste belang. Ziekenhuizen, apotheken en verzorgingstehuizen zijn direct verantwoordelijk voor elke overdracht van medicijnen naar de patiënt toe. Door deze verantwoordelijkheid en de druk die continu aanwezig is door het personeelstekort is het uitermate van belang dat de juiste geneesmiddelen of medicijnen bij de juiste patiënt terecht komen.

Ook schreeuwen krimpende marges, wijzigingen in de wetgeving en de vernieuwingen in de farmaceutische industrie om technologische oplossingen die de werkzaamheden van personeel kunnen verlichten.

Op deze pagina beschrijven we de volgende onderwerpen

• Wat zijn de grootste voordelen van automatisering in de gezondheidszorg?
• Vragen om te stellen bij het automatiseren van een apothekersomgeving?
• Uit welke onderdelen bestaat een oplossing voor de apothekersomgeving?

Wat zijn de grootste voordelen van automatisering in de gezondheidszorg?

• Verbeterde workflow: Barcode scanners inzetten voor het opvragen van data bij het scannen van producten en medicijnen.
• Geen papierstroom: Geen papieren dossiers, maar alles digitaal. Dit zorgt voor een betere vindbaarheid van gegevens.
• Klanttevredenheid: Foutgevoeligheid daalt enorm als het technologische proces geautomatiseerd wordt.
• Wetgeving: Door de wetswijzigingen in de AVG wordt het omgaan met klantgegevens steeds strikter en is automatisering steeds belangrijker geworden.

Onderstaand voorbeeld van het scannen van producten en medicijnen is grotendeels geënt op een apothekerssituatie. Buiten het scannen van medicijnen in apotheken, wordt er ook veel barcode scanning toegepast in ziekenhuizen en verzorgingstehuizen.

Nieuwe wetgeving voor het scannen van medicijnen

Vanaf 9 februari 2019 is de nieuwe Europese wetgeving (FMD) ingegaan. In deze wetgeving is vastgelegd dat apothekers enkel nog maar geneesmiddelen op recept mogen verstrekken met een intacte verpakking en na controle van een unieke identificatiecode. Met deze unieke identificatiecode wordt gedoeld op een 2D code, te scannen door een 2D barcode scanner. Deze wetgeving is vooral in het leven geroepen om vervalsingen tegen te gaan. Op onze website hebben we een specifieke pagina ingericht voor bon-, labelprinters en 2D scanners die aan de FMD richtlijnen voldoen. Bekijk deze pagina hier.

Deze nieuwe wetgeving heeft er al reeds voor gezorgd dat de workflow in apotheken ook veranderd is. Het gebruik van een 2D barcode scanner en een koppeling met apothekersinformatiesysteem (of AIS) staat een gegeven.

Apotheken

Een apotheek kent in essentie ook gewoon een magazijnsituatie voor zijn producten. Medicijnen en producten (denk aan krukken, bidets, etc.) moeten worden getraceerd, opgeslagen en worden verkocht.

Er bestaan veel overeenkomsten met een commerciële omgeving, maar het omgaan met medicijnen vergt ook een ander soort expertise. Zo moeten verwijsbriefjes van de dokter gecontroleerd worden in het systeem en gekoppeld worden aan de juiste patiënt, die wederom gecontroleerd moet worden op zijn identiteit. Buiten deze controle moeten de juiste dosis van medicijnen geprint worden en doorgegeven worden aan de patiënt. Bovendien is veiligheid altijd een belangrijk issue, zeker met het verstrekken van opiaten.

Dit zijn allemaal handelingen die afhankelijk zijn van de juiste inzet van technologische hulpmiddelen. Technologie is dus van groot belang om effectief met de verdeling van medicijnen om te kunnen gaan.

Vragen om te stellen bij het automatiseren van een apothekersomgeving

Automatisering is natuurlijk een proces dat dat altijd de nodige vragen oproept.

• Hoeveel producten staan er in het systeem en moet de database gaan bevatten?
• Hoe vaak moet de voorraad bijgehouden worden?
• Is een kassasysteem nodig om af te rekenen?
• Moeten medicijnen en geneesmiddelen geïdentificeerd worden en gekoppeld worden aan gebruikers?
• Veranderen de dosissen van medicijnen voor patiënten?
• Hoe ziet de samenwerking eruit met huisartsen(praktijken), andere apotheken en eventueel fysio- therapeuten?
• Worden er verpakkingen aangepast of omgepakt naar andere verpakkingsdoosjes?

De meeste van bovenstaande vragen zullen u bekend voorkomen als apotheker.

Uit welke onderdelen bestaat een oplossing voor de apothekersomgeving?

Medicatie kan relatief snel wijzigen en het is van groot belang dat de juiste dosering actueel blijft en op het juiste moment verstrekt wordt aan de klant. Vroeger gebeurde dit met veel papierwerk, tegenwoordig is dit gedeelte steeds verder geautomatiseerd door middel van de juiste software in combinatie met een POS systeem en achterliggende database.

5 verschillende onderdelen van deze automatisering;

1. Apothekersinfomatiesysteem (AIS): Een apothekersinformatiesysteem bestaat uit gerichte software voor de eerste- en tweedelijnszorg vooral gericht op het proces van voorschrijven en afleveren van geneesmiddelen en de administratie van zorg en zorgprocessen.
2. Workstation: Een vast of mobiel computersysteem waar de software op geïnstalleerd wordt.
3. 2D Barcode scanner: Voor het scannen van medicijndoosjes.
4. Labelprinter: Door een labelprinter te koppelen aan de software kunnen labels inclusief de juiste persoonsvermelding en dosering op de medicijnen afgedrukt worden.
5. Een netwerkverbinding: Informatie moet altijd toegankelijk en opgehaald kunnen worden door apothekers. Daarom is een werkende internetverbinding noodzakelijk, liefst met een backup (bijvoorbeeld 4G ).

1. Apothekersinformatiesysteem

De juiste apothekers software zorgt onder andere voor de verbinding tussen huisartsen en apotheken is dus van cruciaal belang. Bovendien moet deze software elk proces automatiseren, digitaal recepten verwerken, voorraadbeheer toepassen en de afhandeling aan het verkooppunt regelen.

Een voorbeeld van een AIS is Pharmacom: Het apothekersinformatiesysteem (AIS) Pharmacom is gecreëerd door PharmaPartners, die al meer dan 40 jaar zorgsystemen op maat bouwen. Dit systeem helpt apothekers om de distributie van medicijnen patiëntenzorg slim te organiseren en de resultaten daarvan inzichtelijk te maken.

2. Workstations voor apotheken

In de praktijk werken Apothersinformatiesystemen op Windows workstations, staat de informatie centraal opgeslagen in een beveiligde database en hebben apothekers toegang tot deze informatie.

3. 2D Barcodescanners voor apotheken

Vanaf begin 2019 dient iedere verpakking van een recept plichtig geneesmiddel in Europa een uniek serienummer (2D-barcode) te hebben, dat is vastgelegd in een centrale database. Apotheken mogen alleen nog medicijndoosjes met geldige serienummers uitgeven. Gebruikt u nu nog een 1D barcodescanner, dan zult u over moeten gaan op een 2D barcodescanner.

 

Hoe wordt een 2D barcode scanner gebruikt bij apotheken?

Door een barcodescanner kunnen medische kaarten gelezen worden en producten worden uitgegeven aan de toonbank. Door de producten te scannen wordt de data aan het systeem toegevoegd en verwerkt, zonder al dat lastige papierwerk. Het POS systeem in een drogisterij verschilt niet veel van een retail omgeving en werkt als volgt:

• Klanten komen aan de balie met een verwijsbrief of recept.
• In het systeem wordt bekeken of het op voorraad is, waarna de medicijnen voor de klant worden verzameld.
• Medicijnen worden gescand door een barcode scanner en gekoppeld aan de patiëntgegevens.
• Door het scannen van de barcode op de medicijnen laat het systeem zien of de medicijnen direct voldaan moeten worden.
• De patiënt kan zijn medicijnen afrekenen met pin- of contante betaling.
• Het systeem print een kassabon uit die aan de klant wordt meegegeven.

Geschikte scanners voor Pharmacom apothekerssoftware

Barcode scanners moeten altijd gecertificeerd zijn door Pharmacom en aan bepaalde specificaties voldoen. Dit zijn de specificaties waar barcode scanners aan moeten voldoen:

• Moet 1D-barcodes kunnen lezen (oude verpakkingen, voor 2019)
• Moet 2D-barcodes kunnen lezen
• GS1 datamatrix standaard moet ondersteund worden.

De meeste scanners die aan de specificaties voldoen, zullen de 2D-barcodes direct kunnen lezen. Daarnaast zijn er diverse scanners die door een installatiepartij of uzelf geconfigureerd dienen te worden om de 2D-barcodes op de juiste manier te lezen.

Wij hebben  een lijst met producten opgesteld die geschikt zijn voor Pharmacom en aan de richtlijn van FMD Voldoen.

4. Labelprinters voor apotheken

AIS softwarepakketten zoals Pharmacom en Medicom maken ook gebruik van labelprinters om farmaceutische etiketten uit te printen. Deze etiketten zijn uiterst belangrijk voor het juiste gebruik van medicijnen of geneesmiddelen. Informatie moet duidelijk zijn, de juiste doseringen moeten begrijpelijk op het etiket vermeld staan en de naam van het geneesmiddel en de patiënt moeten vermeldt staan.

5. Een netwerkverbinding

Een werkende internetverbinding is van groot belang bij een apotheek, de database met patiëntgegevens moet immers geraadpleegd kunnen worden. Ook gebruiken de diverse softwarepakketten vaak een netwerkprinter. Er mogen geen medicijnen of producten meegegeven worden als de identificatie van de patiënt niet gecontroleerd kan worden. Zeker met het verstrekken van medicijnen, moet het altijd duidelijk zijn wie exact de medicijnen komt ophalen.

Meer informatie

Heeft u ook interesse in het printen van labels van geneesmiddelen of een keuze voor een geschikte 2D barcode scanner die voldoet aan de wetgeving van FMD? Neem contact op met Adivo! Wij hebben de kennis en expertise voor het selecteren van de juiste softwarepartner voor u en kunnen u de hardware adviseren die u nodig heeft! Neem contact op via 088 011 011 0, onze chat functie of e-mail uw vraag naar [email protected]